Das Projekt ‚Weihnachtskarten‘ – ein Erfahrungsbericht

Die Gestaltung, der professionelle Druck und der Verkauf von Weihnachtskarten des Fördervereins in den Vorweihnachtsmonaten 2015 war eine Premiere für alle Beteiligten.

Dank für aktuelle und bisherige Unterstützung, Anerkennungskultur als Teil der Fördervereinsarbeit

Entstanden ist das Projekt aus dem Anliegen heraus, den bisherigen Mitgliedern und Unterstützern des Fördervereins einmal explizit zum Ende des Jahres einen offiziellen Dank für ihre Unterstützung unserer Vereinsarbeit auszusprechen.

Ein Förderverein ist Teil der Bürgergesellschaft. Er ist Ausdruck des Engagements von Eltern, Lehrern und Schülern sowie von Freunden, Förderern und Ehemaligen, sich dort einzubringen und zu helfen, wo dies aus Erfahrung als notwendig erachtet wird. Selbstverständlich ist dies keinesfalls, insbesondere in dem heutzutage oft recht stressigen Alltag. Umso bemerkenswerter ist das Engagement unserer Mitglieder, egal ob rein finanziell oder auch ganz praktisch, tatkräftig.

Für dieses Ziel erklärte sich auch die Schule sofort bereit, gemeinsam mit den Schülerinnen und Schülern der 4-6 Klasse, im Rahmen des Kunstunterrichts, weihnachtliche Motive zu gestalten. In der Anzahl aktueller Fördervereinsmitglieder sind so sehr persönliche Weihnachts- bzw. Dankeskarten erstellt worden.

An den Ergebnissen sollten alle teilhaben können, egal ob FöV-Mitglied oder nicht 

Aufgrund der sehr schönen Motive und der tollen Qualität erstellter Ergebnisse wurde schnell klar, dass auch ein Weihnachtskartenprojekt daraus resultieren sollte. So könnten alle Eltern, Großeltern, Lehrkräfte und Ehemalige an dem Ergebnis teilhaben unabhängig davon, ob eine Fördervereinsmitgliedschaft besteht, oder nicht.

Per Zufallsprinzip haben wir aus der Gesamtanzahl erstellter Weihnachtsmotive fünf ausgewählt, um mit diesen die späteren Weihnachtskarten zu gestalten. Warum fünf: ein einzelnes Motiv hätte die Druckkosten zwar deutlich reduziert, wäre aber ein zu großer Verlust an vorhandener Motivvielfalt gewesen; eine höhere Anzahl dagegen, z. B. zehn unterschiedliche Motive, hätte die Druckkosten soweit erhöht, dass das Projekt nicht mehr wirtschaftlich durchführbar gewesen wäre.

Im Spannungsfeld von Herstellungskosten und Qualität

Im Ergebnis sollten die Karten einem hohen Qualitätsanspruch an Gestaltung, Papier und Druckqualität genügen. Es wurden hierzu mehrere Copyshops/Druckereien in Potsdam und Berlin in die Druck-Angebotserstellung einbezogen. Wir haben uns hierbei natürlich stets in dem Spannungsfeld bewegt, die Ausgaben so gering wie möglich zu halten, dafür aber ein Höchstmaß an Qualität bzgl. Druck und Papier zu bekommen.

Auch bei der Kalkulation des Verkaufspreises haben wir es uns nicht einfach gemacht. Wird der Verkaufspreis zu niedrig angesetzt, können kaum die Herstellungskosten gedeckt werden. Bei vielen Tagen ehrenamtlicher Arbeit, würde so kaum etwas für die Kinder zusammenkommen.

Ist der Verkaufspreis dagegen zu hoch, sind (verständlicher Weise) viele potentiellen Käufer nicht mehr interessiert. Die Folge: es werden nicht genug Karten verkauft. Die Herstellungskosten sind zwar schneller gedeckt, doch ein wenig Gewinn für die Kinder bzw. Fördervereinsprojekte ist auch so nicht zu erzielen.

Das Ergebnis und Feedback unserer Käufer hat gezeigt, dass wir mit 5 Karten zu einem Preis von 8.90 EUR richtig lagen und wir so einen fairen Mittelwert gefunden hatten. Das Risiko, die Herstellungskosten wieder einzunehmen war für uns tragbar. Auf der anderen Seite konnten wir einen Überschuss erwirtschaften, ohne die Portemonnaies der Eltern und Lehrer überzustrapazieren, mit dem wieder neue Projekte für unsere Kinder finanziert werden können.

Unser Dank gilt …

Danken möchten wir zu allererst natürlich den Kindern, die unsere wunderschönen Weihnachtskarten-Motive gestaltet haben. Aber auch der Schule und den Lehrkräften Frau Lindner und Frau Frintert, ohne die das Projekt in dieser Form nicht umsetzbar gewesen wäre. Last but not least möchten wir allen Erwerbern unsere Weihnachtskarten-Sets danken. Sie haben zwar ein tolles Produkt erhalten, das sich wirklich sehen lassen kann, doch die Bereitschaft, die Karten dann auch tatsächlich zu erwerben, ist nicht selbstverständlich.

Fazit

Es wurden alle Weihnachtskarten-Sets verkauft. Das erhaltene Feedback war durchweg positiv. Der Wunsch, auch im Jahr 2016 ein Weihnachtskarten-Projekt durchzuführen, ist an uns herangetragen worden. Verbesserungspotential besteht in puncto ‚Verkaufsstart‘. Diesen würden wir beim nächsten Mal versuchen, weiter nach vorn zu ziehen. Da die einzelnen Arbeitsschritte jedoch bereits ziemlich eng getaktet waren und aus Ressourcengründen auch zukünftig kaum beschleunigt werden können bedeutet dies, mit dem Vorhaben beim nächsten Mal noch früher zu beginnen. Das heißt kurz nach den Sommerferien, Mitte September, und Finalisierung der Motive noch vor den Herbstferien.

Zeitplanübersicht

September:

  • Vorgespräche mit der Schulleitung und Lehrkräften

Oktober:

  • Herbstferien, direkt im Anschluss Gestaltung der Motive durch die Kinder,
  • Gestaltung des Karten-Layouts

November:

  • Übergabe der Motive an den FöV,
  • Digitalisierung der Motive,
  • Bildoptimierung für digitalen Druckprozess,
  • Einholen von Druck-Angeboten und Nachverhandlung,
  • Übermittelung der Druckdaten und Beauftragung

Dezember:

  • Druckprozess (Dauer: 10 Tage, aus Kostengründen)
  • Abholung der Ergebnisse aus Berlin, Vorankündigung und Beginn Vorbestellungen,
  • Verkauf an 3 Verkaufstagen ab 2. Advent, (inkl. Weihnachtssingen)